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L’adozione di un software di Engineering Document Management, coerente con le esigenze dell’azienda e con quelle che il settore lavorativo richiede, rappresenta un importante progetto d’investimento.

La scelta affrettata di un software e/o una sua implementazione mal gestita possono causare perdita di produttività e ritardi, nonché generare confusione sulle procedure.

Definire quale soluzione tecnologica possa ben adattarsi al tuo contesto e progettare con ponderazione la sua introduzione in azienda sono fasi delicatissime che, se ben gestite, possono portare la tua organizzazione a semplificare i flussi di lavoro, avere un maggiore controllo, ridurre i costi e ad avere più tempo per lo sviluppo di nuovi progetti. In altre parole, i benefici di un potente strumento di EDM superano di gran lunga i rischi!

Una volta definita la tecnologia da adottare, è di fondamentale importanza pianificare la configurazione della piattaforma coinvolgendo i diversi attori del processo, con l’obiettivo di definire il corretto flusso di lavoro.

Sappiamo che l’attività che porta all’introduzione di un nuovo software di gestione delle commesse di ingegneria è un processo laborioso che in alcuni casi può addirittura scoraggiare chi ne ha in carico l’implementazione.

Non esiste un metodo univoco, esistono però alcuni step cruciali che possono rendere la fase di introduzione del software più agevole. Abbiamo chiesto ai nostri specialisti, che quotidianamente aiutano le aziende ad adottare soluzioni EDM personalizzate, di raccontarci i 5 errori da evitare nella fase di implementazione.

Alcuni di questi riguardano aspetti prettamente tecnologici, mentre altri sono perlopiù legati alla “cultura aziendale”. Scopriamoli insieme.

1 – Rimanere fermi nelle proprie vecchie percezioni e convinzioni

2 – Sovrastimare o sottostimare il numero di licenze necessarie

Esistono diversi livelli di investimento da considerare quando si implementa un nuovo software EDM all’interno dell’organizzazione. Uno di questi, di fondamentale importanza, è il numero di licenze utente necessarie. Farne una stima errata può influire direttamente sul successo del software e i costi del progetto.  Non solo per il costo stesso delle licenze, quanto soprattutto perché anche la formazione iniziale risulterebbe sovra o sotto stimata. Formare persone che non si troveranno mai a dover utilizzare il software o, al contrario, non pianificare un training on the job per utenti che avranno a che fare quotidianamente con il sistema è controproducente e, sì, anche molto costoso.

Al fine di determinare il numero corretto di licenze necessarie, è bene pianificare una riunione con il Technical Account Manager del fornitore volta ad analizzare a fondo i diversi tipi di utenti e il livello di accesso necessario per ciascuno di essi. Questo significa che non esiste un numero predefinito di licenze utente, ma questo varia a seconda delle singole esigenze e dei processi aziendali.

Affidarti a una software house con numerosi progetti di EDM alla spalle ti permette di giovare dell’esperienza maturata da questa con altre aziende e acquistare il pacchetto di licenze più adatto alla tua realtà.

3 – Ridurre i giorni di training on the job per risparmiare denaro

Un altro dei vantaggi di affidarsi a una software house con lunga esperienza nella realizzazione di soluzioni di Engineering Document Management è dato dalla possibilità di contare sul know how dei suoi consulenti. Il tempo di formazione trascorso con loro è il valore aggiunto che ti garantisce un software agile e configurato sulla base delle tue specifiche esigenze di processo.

Capita che le aziende che decidono di ridurre le ore dedicate alla formazione di startup necessitino successivamente di molte più ore di assistenza nelle prime fasi di utilizzo del software.

Gli utenti eccessivamente “dipendenti” dall’help-desk del fornitore nelle fasi iniziali di adozione del software si dimostrano di fatto meno efficienti rispetto a quelli cui in fase di startup è stata erogata della formazione in modalità training on the job.

Per questo ti raccomandiamo di dare priorità alla formazione per ottenere il massimo risultato fin dall’inizio.

4 – Assegnare a troppi utenti il ruolo di amministratore della piattaforma

Uno degli errori più comuni riscontrato durante l’adozione di un nuovo software è dato dal modo in cui le aziende determinano i diritti di accesso degli utenti. Molto spesso, infatti, si è portati ad attribuire il ruolo di amministratore anche a utenti o dipartimenti che non ne hanno reale bisogno o che, anzi, non dovrebbero avere accesso ad alcune opzioni e/o informazioni.

Limitare il numero di amministratori a quelli realmente utili ti aiuta a stabilire una chiara linea di controllo, a ridurre gli errori e a eliminare il rischio di approvazioni contrastanti. Dopotutto, l’ultima cosa di cui hai bisogno è che il lavoro di qualcuno venga annullato da qualcun altro senza criteri ben definiti. 

5 – Dimenticare di stabilire (e testare) le procedure di backup e disaster recovery

Spesso le aziende non pensano ai rischi che un blocco dei sistemi aziendali può comportare per il loro business. Per questo motivo, si dotano di strumenti tecnologici molto potenti che però, in caso di stallo, diventano indisponibili generando ingenti danni all’operatività aziendale.

Perché ciò non accada, in fase di introduzione di un software di EDM, e in generale di tutti i software critici per l’azienda, ti consigliamo di prevedere un piano di backup e uno di Disaster Recovery in grado di proteggere l’operatività dagli eventi inaspettati. Il backup ti permetterà di avere una copia offline, sempre disponibile, dei dati critici presenti nel software, mentre il Disaster Recovery di poter recuperare i dati (nei tempi da te previsti) in seguito ad un evento inatteso che ha reso indisponibili le informazioni presenti sul software.

Non basta prevedere i due piani di backup e DR: è fondamentale che questi vengano testati regolarmente per assicurarsi che, in caso di necessità, funzionino davvero.

Evitare questi 5 errori ti permetterà di snellire il processo di  introduzione di un nuovo software in azienda e di sfuggire ai problemi più comuni che possono causare ritardi nell’avvio dell’operatività, oltre a limitare le funzionalità. Permetterai così ai tuoi colleghi e al tuo team di lavoro di beneficiare di tutti i vantaggi del software sin dal primo giorno.