DOCUMENT 
MANAGEMENT

SCOPRI COME INCREMENTARE EFFICIENZA E RIDURRE I COSTI
CON IL DOCUMENT MANAGEMENT E UNA CULTURA ORIENTATA AI PROCESSI

#GestioneDocumentale
#workflow
#DocumentManagement
#versioning
#collaboration

I documenti, in tutte le aziende, rappresentano una fonte fondamentale di dati e informazioni e devono essere organizzati e gestiti nell’interezza del loro ciclo di vita per essere sempre disponibili per la consultazione e la condivisione ed essere conservati nel tempo.

Le soluzioni di document management non solo semplificano l’organizzazione dei documenti con notevoli vantaggi anche in termini di sicurezza e gestione dei diritti di visualizzazione, modifica, condivisione dei documenti, ma consentono di gestirli come parte integrante dei processi aziendali. I documenti sono infatti strettamente collegati alle procedure e ai processi aziendali, nel contempo lavoriamo in un contesto sempre più caratterizzato dal lavorare everytime ed everywhere e diviene quindi fondamentale dotarsi di strumenti che supportino la collaborazione.

Le soluzioni di document management permettono di gestire interamente i workflow documentali che includono diversi attori: coordinano tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.

Pensiamo, ad esempio, ad un documento di offerta per un cliente. Disporre di un workflow documentale consente di:
  • generare il documento di offerta mediante un template predefinito;
  • verificare automaticamente che tutte le informazioni necessarie siano inserite;
  • gestire tutto il flusso di lavoro fino all’approvazione;
  • avvisare I diversi referenti coinvolti in funzione, ad esempio, dell’area geografica, dei prodotti oggetto dell’offerta, della tipologia di cliente.
  • inviare automaticamente il documento agli interessati tracciandone la ricezione.
Il document management è quindi un prezioso alleato dell’efficienza delle organizzazioni e anche della riduzione dei costi. Automatizzare i processi legati ai documenti elimina infatti molti passaggi non necessari, riduce le possibilità di errore e semplifica la gestione delle scadenze. Le attività di routine impiegano così meno tempo e si diffonde in azienda una “cultura del processo” che ottimizza la collaborazione e la condivisione di informazioni in un’ottica di efficienza. La nostra esperienza in questo ambito è ventennale, l’automatizzazione dei processi documentali è da considerarsi uno step fondamentale nel percorso di trasformazione digitale delle aziende, proprio perché pone le basi per una cultura orientata ai processi a all’automatizzazione. Scopri di più sul business process management

Scopri KBS 5, la nostra soluzione di Document e Business Process Management

SCOPRI KBS 5 >

Scopri le nostre applicazioni