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Di fatto, la quasi totalità dei file Excel con una tale mole di dati contiene errori di importante gravità.
Il rischio? Prendere delle decisioni cruciali basandosi su dati di fatto inaffidabili.
Tempo
Se pensi alla complessità dei progetti e al numero di commesse che le aziende gestiscono oggi simultaneamente, ti verrà facile comprendere quanto Excel sia uno strumento davvero time-consuming. Gestire una commessa con Excel prevede infatti l’inserimento manuale dei dati, che si traduce in trascrizioni di informazioni dalle email ai fogli di calcolo, in continue verifiche dell’accuratezza dei dati, in creazioni di formule e template e in un decuplicarsi dei file stessi.
Lo svantaggio non si ha soltanto in costi del lavoro più alti, ma anche e soprattutto nella conseguente incapacità dell’azienda di rispondere con prontezza alle richieste del mercato, perché ingessata in un meccanismo di gestione troppo lento e confusionario. Operare con lentezza impedisce per esempio alla tua organizzazione di cominciare a sviluppare contestualmente un nuovo progetto.
Preferiresti lavorare allo sviluppo di nuovi progetti che contribuiscono a una crescita significativa della tua azienda o dedicare il tuo tempo a ricordare al tuo team di condividere gli aggiornamenti e a formattare i vari fogli di calcolo? La criticità dell’utilizzo di Excel sta proprio nel divario tra quello che potresti fare e quello che stai effettivamente facendo.
Soffermiamoci un attimo a pensare anche alla quantità di tempo persa dai team di progetto nel documentare, tracciare e creare report del progress del loro lavoro, facendo estrazioni di informazioni da diversi fogli Excel, formattandole, inviandole ad altri team e cercando nel frattempo di tenere a mente anche le scadenze contrattuali. È per queste mansioni che la tua azienda li ha assunti?
Insight
L’utilizzo del foglio di calcolo restituisce una visione troppo dettagliata e non abbastanza generica sul progetto e allo stesso tempo troppo complessa. Si rischia di perdere le informazioni realmente necessarie. In un contesto di questo tipo, come puoi effettuare report e analizzare i dati attentamente?
Una domanda semplice come “a che punto del progetto siamo?” trova la sua risposta sepolta sotto centinaia di righe, divisa in più fogli di calcolo, ognuno archiviato in cartelle diverse. Ne consegue che l’impossibilità di effettuare con immediatezza un’analisi dell’efficienza interna porta le aziende a passare settimane in riunioni volte ad ottenere una visione d’insieme del progress di commessa.
Collaborazione
Il più grande svantaggio dei fogli Excel è che non consentono ai team di lavoro di collaborare.
I fogli di calcolo mancano inoltre di funzionalità come chat, spazi di discussione e condivisione: cioè ciò di cui si compone la quasi totalità del lavoro quotidiano dei team di lavoro che collaborano a una commessa di ingegneria.
Data la crescente complessità dei progetti è chiara la necessità di dotarsi di strumenti più flessibili. La centralizzazione in un’unica soluzione di gestione della commessa permette di creare uno spazio condiviso e basato sui processi dei vari team di lavoro, rendendo più facile sia il tuo lavoro di coordinamento sia il lavoro degli operatori. L’introduzione di un software per la gestione delle commesse permette di avere visione dei dati, delle informazioni e dello stato di avanzamento del progress in base alle date di consegna pianificate e soprattutto permette ai team di lavoro di dedicarsi alle loro attività core senza spendere il proprio tempo in aggiornamenti infiniti di fogli Excel.
