Lavorare in team estesi nelle commesse EPC: tre consigli tecnologici per migliorare l’efficienza dei gruppi di lavoro
Quali soluzioni tecnologiche adottare per migliorare la comunicazione tra tutti i soggetti coinvolti nella commessa,
6 aspetti chiave per valutare un sistema di document management
Gestire in modo efficace la grande quantità di disegni, specifiche e allegati di una commessa di ingegneria è senz’altro un’ardua sfida. Pensiamo a grandi progetti, come capital project, commesse EPC, commesse del settore Oil & Gas. Questi appalti hanno una fase di progettazione che coinvolge un numero elevato di stakeholder, con un impegno economico significativo. A questo si aggiunge il fatto che si tratta spesso di progetti internazionali, in cui ci si può relazionare con moltissime persone di diversa cultura e appartenenti a diverse aziende.
Parla con un nostro esperto di Engineering Document Management:
richiedi una consulenza gratuita
In questo contesto poter contare su uno strumento in grado di automatizzare il processo documentale è fondamentale per evitare non conformità e per rispettare gli obblighi contrattuali.
Vediamo allora quali sono le caratteristiche che un Document Management System deve avere per rappresentare un valore aggiunto nella gestione di una commessa di ingegneria.
Partiamo dalla base: tutti gli attori coinvolti nel processo devono poter accedere ai documenti di loro pertinenza ovunque siano e in qualsiasi momento. La tecnologia oggi a disposizione è ampiamente matura per consentirlo, quindi se stai valutando una soluzione che non ti garantisce un’adeguata accessibilità, ti consigliamo di cercarne un’altra.
Un sistema di gestione documentale deve tracciare tutte le informazioni che riguardano un documento:
Nell’ambito dei progetti su commessa, un fattore importante nella gestione dei documenti di ingegneria è la loro distribuzione tra i diversi stakeholder. Pertanto la gestione dei transmittal, sia in entrata (transmittal in) che in uscita (transmittal OUT), è una funzionalità fondamentale di un Document Management System applicato al settore impiantistico.
Gestire in modo automatizzato i transmittal IN/OUT di una commessa consente infatti di tracciare in un record univoco il processo di distribuzione e ricezione dei documenti di commessa tra tutti gli stakeholder.
Una gestione completa dei transmittal deve prevedere:
Ogni progetto su commessa è un mondo a sé, con un committente diverso e diverse logiche di calcolo del progress e codificazione dei documenti.
Perché un Document Management System sia efficace, deve consentire la gestione simultanea di numerose commesse, permettendo di configurare ognuna secondo le specifiche concordate con il committente.
In un’ottica di contenimento dei tempi e dei costi, la fase di startup del progetto deve avere un impatto minimo, è quindi importante che non sia necessario effettuare personalizzazioni software per ogni commessa.
Le personalizzazioni richiedono infatti dei tempi tecnici di analisi delle esigenze, scrittura del codice, test, rilascio delle funzionalità. Tutto questo non si sposa con le esigenze di un mercato sempre più dinamico.
Il sistema deve quindi essere già predisposto per permettere delle configurazioni, da applicare alla singola commessa ed effettuabili in autonomia da operatori appositamente formati, senza il bisogno di scrivere del codice di programmazione o di rivolgersi a consulenti esterni. Solo così avrai a disposizione uno strumento versatile che può adattarsi rapidamente alle specifiche dei diversi progetti.
L’avanzamento generale di un progetto su commessa va di pari passo con l’avanzamento dei documenti di ingegneria, è quindi importante che il sistema di gestione documentale abbia integrate delle logiche di calcolo del progress di commessa.
Nello specifico è importante che il sistema consenta un calcolo del progress in funzione degli step di avanzamento di ogni singolo documento e deve inoltre permettere un’analisi delle date attuali, pianificate e previsionali, e un’eventuale ripianificazione automatica.
A questo si devono aggiungere tutte quelle funzionalità che permettono di organizzare al meglio le attività del team e incrementare l’efficienza, come ad esempio:
Non è solo questione di archiviare i documenti, ma anche e soprattutto di gestirne il ciclo di vita all’interno della commessa.
In quest’ottica è fondamentale che la gestione documentale sia integrata a un sistema di workflow management.
I documenti infatti seguono specifici percorsi, che prevedono vari step e il coinvolgimento di diverse persone.
È necessario coordinare e automatizzare tutte le operazioni previste per la redazione, controllo, approvazione, validazione interdisciplinare, trasmissione e archiviazione dei documenti. All’interno del workflow saranno specificate tutte le attività richieste così come gli utenti da coinvolgere, rendendo il flusso documentale fluido ed efficiente e consentendo di avere il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.
Un sistema di workflow integrato permetterà poi, all’occorrenza, di arricchire il sistema di altri processi ritenuti significativi, come ad esempio la gestione di tutti i documenti di commessa soggetti a scadenza, la gestione delle ispezioni, la gestione delle non conformità: un software così strutturato può potenzialmente diventare un sistema aziendale che integrandosi all’ERP gestisce tutte le logiche di processo.
Quali soluzioni tecnologiche adottare per migliorare la comunicazione tra tutti i soggetti coinvolti nella commessa,
A cosa serve un software dedicato per il workflow management della commessa?
Ecco 4 buoni
La soluzione progettata da Errevi System supporta il General Contractor del settore Oil&Gas nella gestione
Quali sono gli aspetti tecnologici e “culturali” da non sottovalutare nell’implementazione in un sistema di
I 9 principali ostacoli che il Project Control Manager deve fronteggiare nella gestione documentale delle
Devi scegliere una nuova soluzione di document management per le commesse di ingegneria Oil &
Sai che cos’è la Work Breakdown Structure e come può aiutarti a scomporre e controllare
Una guida rapida sulle principali caratteristiche di questo strumento così cruciale ai fini della buona
Le tre principali criticità nell’utilizzo di fogli di calcolo come Excel per la gestione delle
L’innovativa azienda del settore Oil&Gas adotta EDM di Errevi System per ottimizzare la gestione della
Cookie | Durata | Descrizione |
---|---|---|
ASP.NET_SessionId | session | Issued by Microsoft's ASP.NET Application, this cookie stores session data during a user's website visit. |
cookielawinfo-checkbox-advertisement | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin, this cookie is used to record the user consent for the cookies in the "Advertisement" category . |
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
CookieLawInfoConsent | 1 year | Records the default button state of the corresponding category & the status of CCPA. It works only in coordination with the primary cookie. |
elementor | never | This cookie is used by the website's WordPress theme. It allows the website owner to implement or change the website's content in real-time. |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |
_GRECAPTCHA | 5 months 27 days | This cookie is set by the Google recaptcha service to identify bots to protect the website against malicious spam attacks. |
Cookie | Durata | Descrizione |
---|---|---|
__cf_bm | 30 minutes | This cookie, set by Cloudflare, is used to support Cloudflare Bot Management. |