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Gestire in modo efficace la grande quantità di disegni, specifiche e allegati di una commessa di ingegneria è senz’altro un’ardua sfida. Pensiamo a grandi progetti, come capital project, commesse EPC, commesse del settore Oil & Gas. Questi appalti hanno una fase di progettazione che coinvolge un numero elevato di stakeholder, con un impegno economico significativo. A questo si aggiunge il fatto che si tratta spesso di progetti internazionali, in cui ci si può relazionare con moltissime persone di diversa cultura e appartenenti a diverse aziende.

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In questo contesto poter contare su uno strumento in grado di automatizzare il processo documentale è fondamentale per evitare non conformità e per rispettare gli obblighi contrattuali.

Vediamo allora quali sono le caratteristiche che un Document Management System deve avere per rappresentare un valore aggiunto nella gestione di una commessa di ingegneria.

1 -Accessibilità 

Partiamo dalla base: tutti gli attori coinvolti nel processo devono poter accedere ai documenti di loro pertinenza ovunque siano e in qualsiasi momento. La tecnologia oggi a disposizione è ampiamente matura per consentirlo, quindi se stai valutando una soluzione che non ti garantisce un’adeguata accessibilità, ti consigliamo di cercarne un’altra.

2 – Monitoraggio e tracciamento dei documenti 

Un sistema di gestione documentale deve tracciare tutte le informazioni che riguardano un documento:

• la numerazione/codifica di ogni documento deve essere automatizzata e gestita in funzione delle specifiche contrattuali e procedure aziendali.
• le revisioni dei documenti devono essere tracciate e un sistema di alert, adeguatamente configurabile, deve segnalare cambiamenti significativi.
• le nuove versioni dei documenti devono sostituire in modo automatico le meno aggiornate;
• dal momento che i documenti sono spesso sottoposti a percorsi di avanzamento, o sono comunque collegati a delle fasi di un processo o a delle milestone, è importante che il sistema ti permetta di identificarne in modo chiaro lo stato.

3 – La gestione dei transmittal in/out  

Nell’ambito dei progetti su commessa, un fattore importante nella gestione dei documenti di ingegneria è la loro distribuzione tra i diversi stakeholder. Pertanto la gestione dei transmittal, sia in entrata (transmittal in) che in uscita (transmittal OUT), è una funzionalità fondamentale di un Document Management System applicato al settore impiantistico.

Gestire in modo automatizzato i transmittal IN/OUT di una commessa consente infatti di tracciare in un record univoco il processo di distribuzione e ricezione dei documenti di commessa tra tutti gli stakeholder.

Una gestione completa dei transmittal deve prevedere:

• La codifica del transmittal in funzione delle specifiche concordate con il committente. Questa funzionalità permette di evitare non conformità oltre a rendere molto più rapido e semplice il lavoro dei document controller;
• La possibilità di includere un riepilogo delle informazioni relative ai documenti allegati. Perché perdere tempo a ricopiare informazioni già storicizzate sul software, quando possono essere incluse automaticamente nella comunicazione?
• La possibilità di scegliere la modalità di condivisione dei documenti. Il team di progetto non deve perdere tempo a verificare il peso degli allegati. La tecnologia a disposizione deve permettere di condividere la documentazione tramite link oppure di suddividere automaticamente gli allegati in più email in funzione di parametri preimpostati.
• La gestione delle risposte. Nelle commesse è spesso contrattualizzato il tempo massimo a disposizione per rispondere a un transmittal, è quindi importante che il sistema lo calcoli in automatico impostando una scadenza e collegando al transmittal in uscita le risposte in entrata che arriveranno.

4 – Elevata configurabilità

Ogni progetto su commessa è un mondo a sé, con un committente diverso e diverse logiche di calcolo del progress e codificazione dei documenti.

Perché un Document Management System sia efficace, deve consentire la gestione simultanea di numerose commesse, permettendo di configurare ognuna secondo le specifiche concordate con il committente.

In un’ottica di contenimento dei tempi e dei costi, la fase di startup del progetto deve avere un impatto minimo, è quindi importante che non sia necessario effettuare personalizzazioni software per ogni commessa.

Le personalizzazioni richiedono infatti dei tempi tecnici di analisi delle esigenze, scrittura del codice, test, rilascio delle funzionalità. Tutto questo non si sposa con le esigenze di un mercato sempre più dinamico.

Il sistema deve quindi essere già predisposto per permettere delle configurazioni, da applicare alla singola commessa ed effettuabili in autonomia da operatori appositamente formati, senza il bisogno di scrivere del codice di programmazione o di rivolgersi a consulenti esterni. Solo così avrai a disposizione uno strumento versatile che può adattarsi rapidamente alle specifiche dei diversi progetti.

5 – Calcolo del progress di commessa 

L’avanzamento generale di un progetto su commessa va di pari passo con l’avanzamento dei documenti di ingegneria, è quindi importante che il sistema di gestione documentale abbia integrate delle logiche di calcolo del progress di commessa.

Nello specifico è importante che il sistema consenta un calcolo del progress in funzione degli step di avanzamento di ogni singolo documento e deve inoltre permettere un’analisi delle date attuali, pianificate e previsionali, e un’eventuale ripianificazione automatica.

A questo si devono aggiungere tutte quelle funzionalità che permettono di organizzare al meglio le attività del team e incrementare l’efficienza, come ad esempio:

• dashboard personalizzabili per utenti o team di lavoro, per avere tutto sotto controllo e non dimenticare nulla;
• sistemi di alert e messaggistica per segnalare scadenze o attività in pending;
• funzionalità di reportistica.

6 – Non solo document managament ma anche workflow automation 

Non è solo questione di archiviare i documenti, ma anche e soprattutto di gestirne il ciclo di vita all’interno della commessa.

In quest’ottica è fondamentale che la gestione documentale sia integrata a un sistema di workflow management.

I documenti infatti seguono specifici percorsi, che prevedono vari step e il coinvolgimento di diverse persone.

È necessario coordinare e automatizzare tutte le operazioni previste per la redazione, controllo, approvazione, validazione interdisciplinare, trasmissione e archiviazione dei documenti. All’interno del workflow saranno specificate tutte le attività richieste così come gli utenti da coinvolgere, rendendo il flusso documentale fluido ed efficiente e consentendo di avere il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.

Un sistema di workflow integrato permetterà poi, all’occorrenza, di arricchire il sistema di altri processi ritenuti significativi, come ad esempio la gestione di tutti i documenti di commessa soggetti a scadenza, la gestione delle ispezioni, la gestione delle non conformità: un software così strutturato può potenzialmente diventare un sistema aziendale che integrandosi all’ERP gestisce tutte le logiche di processo.