Un EDM (Engineering Document Management) software rappresenta una soluzione sviluppata per gestire la documentazione delle commesse in tutti i contesti in cui sono previste attività di ingegneria.

È un alleato fondamentale per tutti gli attori coinvolti nella gestione dei progetti di ingegneria in quanto consente ai team di lavoro, attraverso un unico strumento, di generare in autonomia per ogni singola commessa:

• la lista dei possibili step di avanzamento a cui potranno essere sottoposti i documenti;
• i possibili percorsi di avanzamento del documento;
• le percentuali di avanzamento per il calcolo del progress di ogni step di documento;
• gli impianti utilizzabili per la commessa;
• la lista di WBS;
• la lista dei Transmittal Code.

Un software di EDM non va erroneamente confuso con altre soluzioni presenti sul mercato. Ci riferiamo ai PDM (Product Data Management) software – pensati per la gestione dei dati tecnici del prodotto (disegni e relativa documentazione) e generalmente integrati ai sistemi software CAD – e ai PLM (Product Lifecycle Management) software, che permettono invece di gestire tutte le informazioni relative al prodotto durante il suo ciclo di vita.

Sebbene software dedicati al PDM e al PLM possano contenere al loro interno alcune funzionalità di gestione documentale delle commesse, essi sono ben lontani dall’offrire gli stessi benefici di una soluzione di EDM, sviluppata proprio per tale scopo e pertanto più utile per affrontare con un alto livello di dettaglio tutte le fasi delle commesse di ingegneria.

Se il tuo compito è seguire l’intero progetto di gestione della commessa di ingegneria, una soluzione software EDM è più adatta alle tue esigenze e mostrerà funzionalità più versatili per la configurazione dei diversi progetti in atto.

Se sei un Project Control Manager e lavori nell’ambito delle commesse di ingegneria, fai certamente parte di un contesto caratterizzato da sfide sempre più eterogenee: pensiamo alla crescente complessità dei progetti che vedono, da un lato, committenti con strutture sempre più ampie e composite e, dall’altro, fornitori organizzati in consorzi formati da aziende dislocate a livello internazionale.

Adottare una soluzione software di Engineering Document Management rappresenta, ad oggi, la soluzione più efficace per semplificare i compiti che ti sono richiesti e per permetterti di avere una visione a 360° dello stato di avanzamento della commessa in tutte le sue fasi.

Il primo vantaggio dei software di EDM è che essi permettono di condividere la documentazione su repository centralizzati in cui conservare i documenti secondo il ciclo di vita del progetto, accessibili poi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, anche dai cantieri.

Inoltre, tali soluzioni consentono di attivare processi gestiti, sicuri e monitorabili, con opzioni di identity e access management tramite cui gestire i diritti di accesso e tracciare le operazioni svolte dagli utenti.

Nondimeno, questi sistemi sono pensati per restituire ai team di lavoro una visione costantemente aggiornata dello stato di avanzamento del progress di commessa in base alle date di consegna pianificate, affinché le tempistiche dei progetti vengano rispettate.

Poter contare su uno strumento in grado di automatizzare il processo documentale è inoltre fondamentale per evitare non conformità e per rispettare gli obblighi contrattuali.

Un progetto di impiantistica Oil & Gas prevede l’esecuzione di molte attività che, senza una giusta pianificazione e organizzazione, sarebbero difficili da gestire.

Se pensiamo, ad esempio, a grandi progetti internazionali che coinvolgono un numero elevato di stakeholder, non è difficile immaginare la grande mole di documentazione che gli operatori si troveranno a dover creare, aggiornare e condividere.

Diverse aziende si affidano ancora a Microsoft Excel per la gestione dei dati relativi ai documenti delle commesse di ingegneria. Tuttavia, anche se Excel rappresenta uno strumento molto comodo per gestire piccoli progetti, diviene sempre più inadeguato al crescere della complessità delle commesse.

Per potere assicurare la corretta gestione dei documenti di una commessa complessa è quindi necessario dotarsi di strumenti più flessibili e specifici che permettono di strutturare il ciclo di vita dei documenti secondo le esigenze di progetto.

Attuare una gestione strutturata della commessa significa:

• rendere i documenti sempre disponibili e facilmente reperibili;
• rendere sempre disponibile la versione più aggiornata del documento;
• proteggere i dati attraverso sistemi di archiviazione, backup e disaster recovery;
• gestire e condividere file di grandi dimensioni quali AutoCAD contenenti xrif, relazioni di immagini e overlay; documenti di Autodesk Inventor o SolidWorks; disegni e configurazioni;
• condividere i file con operatori esterni alla tua organizzazione;
• gestire e raccogliere i transmittal (IN & OUT);
• adottare standard organizzativi internazionali (ISO – International Organization Standards).

Per farlo, è consigliabile introdurre un software che consenta di avere visione dei dati, delle informazioni e dello stato di avanzamento del progetto in base alle date di consegna pianificate, lasciando liberi i team di lavoro di concentrarsi sulle attività fondamentali senza spendere il proprio tempo in lunghi aggiornamenti di fogli Excel.

Se sei quotidianamente impegnato nella gestione di commesse EPC, sarai certamente abituato a lavorare in team di lavoro estesi, composti oltre che dall’azienda owner anche da diversi altri Contractor e numerose aziende partner, con professionisti dislocati in diverse aree.

In questo contesto, contraddistinto da una pluralità di procedure, lingue e fusi orari, collaborare può divenire complesso e le fisiologiche possibilità di errore umano sono di fatto all’ordine del giorno.

Le applicazioni di software di Engineering Document Management sono il tuo migliore alleato per migliorare l’efficienza dei team di lavoro in ambito EPC, dal momento che sono ampiamente testate e mature per:

• garantire l’accesso ad informazioni e dati aggiornati (dashboard personalizzate);
• abilitare la co-redazione di un documento (check-in, check-out e versioning);
• automatizzare lo scambio dei documenti tra tutti gli stakeholder (transmittals in e out).

Le attività da svolgere sono organizzate automaticamente in funzione delle scadenze e delle priorità e i sistemi di alert e messaggistica personalizzata avvisano gli utenti quando un processo è in attesa di un loro intervento per proseguire.

Le funzionalità di gestione documentale permettono la co-redazione di un documento, consentono la definizione di convenzioni di denominazione e tengono traccia delle diverse versioni e revisioni.

Tali software non semplificano solo la collaborazione del team interno, ma facilitano anche la condivisione dei documenti con gli altri contractor e le diverse aziende partner del progetto.

Oltre all’implementazione di un software di EDM, al fine di migliorare la condivisione delle informazioni all’interno di team di lavoro estesi, ti consigliamo di adottare un unico sistema di collaboration aziendale per gestire la condivisione e la comunicazione tra gli attori coinvolti nel progetto attraverso un unico software condiviso.

Cosa è una WBS

Nell’ambito della gestione delle commesse di ingegneria, al fine di strutturare al meglio le fasi progettuali, può essere utile ricorrere all’utilizzo della cosiddetta Work Breakdown Structure. Vediamo brevemente di cosa si tratta e come si struttura.

La WBS è uno strumento che ti permette di scomporre tutte le parti del progetto di ingegneria in diversi livelli di dettaglio, dai macro-obiettivi fino ai compiti delle singole persone coinvolte, attraverso un diagramma e/o elenchi descrittivi.

Adottare la WBS ti aiuta a suddividere e organizzare il lavoro in elementi più facilmente gestibili e a rendere meno complessa la comprensione del progetto, permettendo di comunicare a tutti i soggetti coinvolti le fasi e le attività da svolgere per il raggiungimento degli obiettivi.

Come si realizza

La WBS non ricalca la struttura organizzativa aziendale, ma serve per strutturare uno specifico progetto e a definire le strutture funzionali chiamate ad eseguirne le relative attività.

La realizzazione della WBS avviene in modalità top down e parte dall’individuazione dei sotto-obiettivi del progetto e delle tempistiche da rispettare. Tali sotto-obiettivi di progetto prendono il nome di Work Breakdown Element e vanno quindi posizionati all’inizio di un diagramma, che può essere rappresentato mediante una struttura ad albero o in forma descrittiva con una struttura ad indice.

Al livello più basso della WBS (all’ultimo livello di scomposizione) si identificano le singole attività, dette Work Package, ossia pacchetti di lavoro.

I Work Packages comprendono tutte le istruzioni – budget, risorse, compiti e responsabilità – per lo svolgimento delle attività e dei relativi compiti.

Automatizzazione

Abbiamo visto che un progetto di impiantistica Oil & Gas è composto da un incrocio di processi e attività abbastanza intricato. A ciò si aggiunge la necessità di dover produrre e archiviare un elevato numero di documenti, nonché di condividerli con numerosi soggetti dislocati in differenti sedi.

Per migliorare questa attività, i migliori software per la gestione integrata delle commesse di ingegneria dispongono della funzionalità di creazione delle WBS e permettono di archiviare conseguentemente i documenti in base a sotto-obiettivi, attività e compiti.

È opinione condivisa che nella gestione dei documenti di commessa legati a un progetto di ingegneria si abbia a che fare con una grande quantità di dati, documenti, disegni, specifiche e allegati condivisi tra i vari attori coinvolti nel progetto.

Poter contare su uno strumento in grado migliorare l’accesso ai dati e condividere lo stato di avanzamento del progetto tra le figure coinvolte rappresenta un enorme vantaggio in termini di tempistiche e organizzazione.

Un software di Engineering Document Management rappresenta un valido aiuto in grado di garantire a tutti gli attori coinvolti nel processo di poter accedere ai documenti di loro pertinenza ovunque siano e in qualsiasi momento, dal momento che è testato per garantire l’accesso – da qualsiasi luogo, anche dai cantieri – a informazioni e dati aggiornati e per automatizzare lo scambio dei documenti tra tutti gli stakeholder.

Con tale sistema viene garantito al team un punto di accesso univoco a tutte le informazioni del progetto: non ci si deve più preoccupare di reperire l’ultima email o il file più aggiornato, ognuno ha le informazioni di sua pertinenza organizzate in dashboard.

In definitiva migliorare l’accesso e la condivisione dei dati rende lo sviluppo del progetto più fluido, riduce le tempistiche di lavoro e diminuisce il rischio di errori umani e la possibilità di prendere decisioni sulla base di informazioni non aggiornate a causa di mancanza di condivisione.

Come abbiamo visto nei capitoli precedenti, un Engineering Document Management software rappresenta uno strumento fondamentale nella gestione delle commesse ma, perché possa raggiungere la sua massima espressione, è importante che al suo interno sia integrato un sistema di workflow management & automation.

Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni di document management & workflow automation, noi ti consigliamo di concentrarti sulle soluzioni ideate appositamente per la gestione di progetti su commessa. Commesse EPC, plant design e capital project sono infatti accomunati da alcune dinamiche tipiche del settore.

Un sistema di workflow management per la gestione delle commesse è uno strumento molto potente e al contempo flessibile che ha un potenziale molto più vasto rispetto alla sola gestione delle commesse.

Oltre alla gestione documentale, infatti, esso ti permette di automatizzare anche altri processi aziendali correlati e di far crescere lo strumento insieme alla tua azienda, ottimizzando nel tempo numerosi flussi di lavoro, quali ad esempio: gestione degli audit, gestione ispezioni ed expediting, gestione incidenti di cantiere, documentazione di sicurezza, gestione delle trasferte e delle missioni etc.

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gestione documentale & controllo di progetto
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