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Sono ancora numerose le aziende che si affidano a fogli di calcolo, come ad esempio file di Microsoft Excel, per la gestione dei progetti su commessa e se stai leggendo questo articolo probabilmente ti sei reso conto di quanto possa diventare un incubo e stai cercando soluzioni alternative.

Avrai quindi già avuto a che fare con la corruzione e/o cancellazione dei dati, con documenti emessi in ritardo o con errori, con difficoltà di collaborazione, con versioni di documenti obsolete e, certamente, anche con la difficoltà di gestire allegati e comunicazioni.

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Un Document Management System rappresenta senz’altro un tassello fondamentale nella gestione delle commesse ma, perché possa raggiungere la sua massima espressione all’interno di un’azienda impegnata nella realizzazione di progetti di ingegneria, è importante che sia integrato a un sistema di Workflow Management e Automation.

Cos’è la Workflow Management e Automation?

Nel 1996 la Workflow Management Coalition ha definito i workflow come “l’automazione, totale o parziale, di un processo aziendale, durante cui i documenti, le informazioni o i compiti passano da un esecutore a un altro, secondo un insieme di regole e di procedure”.

Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni di Document Management e Workflow Automation. Il nostro consiglio è quello di concentrarti sulle soluzioni ideate appositamente per la gestione di progetti su commessa: commesse EPC, plant design e capital project sono infatti accomunati da alcune dinamiche tipiche del settore.

La buona notizia è che non sei solo perché, anche se l’impresa può sembrare ardua, fortunatamente qualcuno si è già posto il problema di come gestire simultaneamente, con un unico strumento, commesse di clienti diversi, con differenti specifiche contrattuali e diverse modalità di calcolo del progress.

Questo va sottolineato perché scegliere uno strumento generalista e partire da zero per personalizzarlo e adeguarlo ai processi tipici del settore può essere molto complicato e costoso. Siamo convinti che il tuo tempo possa essere impiegato in attività di maggior valore.

Vediamo ora perché e in che modo un sistema di Workflow Management e Automation, appositamente studiato per le aziende che si occupano di progetti su commessa, può semplificare e ottimizzare il tuo lavoro.

1 – Migliora la collaborazione

I sistemi di gestione e automatizzazione dei workflow sono caratterizzati da un accesso web. Significa che tutti gli attori coinvolti nel progetto possono accedere alle informazioni e ai documenti ovunque si trovino e in qualsiasi momento.

Si tratta inoltre di software dotati di interfacce sempre più intuitive, multilingua e user friendly che forniscono un unico punto di accesso a tutte le informazioni. Questo si traduce in grande semplicità e rapidità nel reperimento di dati, oltre alla garanzia di accedere alle informazioni e ai documenti più aggiornati.

La messaggistica è integrata, così come lo sono i sistemi di alert automatico. In questo modo, la comunicazione tra persone impegnate nel progetto è semplificata, oltre ad essere tracciata. Ogni membro del team è avvisato automaticamente delle informazioni di suo interesse, delle attività a suo carico e delle scadenze, il tutto con benefici importanti in termini di efficienza.

Inoltre, revisioni e versioni dei documenti sono tracciate in modo che collaborare allo stesso file non sia più un problema.

2 – Garantisce sicurezza e privacy

Quando si parla di documenti di ingegneria condivisi da team estesi, l’utilizzo di un software rappresenta un grande vantaggio in termini di sicurezza. I software infatti permettono di gestire i diritti di visualizzazione, modifica, estrazione delle informazioni e dei documenti in modo che le persone accedano solo alle informazioni di loro competenza e in modo da tutelare la proprietà intellettuale dell’azienda.

Inoltre, tracciare chi ha fatto cosa e quando lo ha fatto può essere molto utile per risalire all’origine di problemi e può anche essere una tutela per dimostrare il rispetto delle tempistiche contrattualizzate.

3 – Riduce le possibilità di errore e velocizza le attività

I sistemi di Document and Workflow Management automatizzano tante attività, andando quindi a ridurre notevolmente le possibilità di errore umano che sono fisiologiche quando si deve gestire un numero importante di informazioni e documenti.

Pensiamo ad esempio alla numerazione/codifica dei documenti, alla gestione dei transmittal, al calcolo del progress, alla ripianificazione delle scadenze: sono davvero tante le attività che possono essere automatizzate.

Tali sistemi garantiscono, inoltre, di evitare quei ritardi che potrebbero essere causa di posticipo dei pagamenti o di attuazione di penali contrattuali da parte dei clienti. Permettono anche di raccogliere le evidenze che servono per affrontare eventuali dispute legali.

4 – Ottimizza il lavoro di tutta l’azienda

Adottare un sistema di workflow management per gestire le commesse significa dotarsi di uno strumento molto potente e al contempo flessibile che ha un potenziale molto più vasto rispetto alla sola gestione delle commesse.

Potrai infatti decidere di automatizzare, nel tempo, anche altri processi aziendali correlati, facendo crescere lo strumento insieme alla tua azienda e ottimizzando nel tempo numerosi flussi di lavoro.

Pensiamo, ad esempio, a processi come:

• Gestione delle non conformità e richiesta di azioni correttive (RAC);
• Gestione degli audit;
• Gestione ispezioni ed expediting;
• Gestione incidenti in cantiere;
• Documentazione sicurezza;
• Gestione delle trasferte e delle missioni.

Insomma, siamo convinti che una volta che avrai testato un sistema di workflow management non potrai che apprezzarne i vantaggi e non riuscirai più a farne a meno.

Quindi non ti resta che provare, ma lasciati dare un ultimo consiglio: ricorda di scegliere uno strumento molto flessibile, pensato per essere personalizzato mediante configurazioni e quindi senza il bisogno dell’intervento di programmatori.