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È inutile negare che i problemi siano una costante dell’operatività di qualsiasi business. Probabilmente dedichiamo la maggior parte del nostro tempo a risolverne. Ciò che differenzia un’azienda da un’altra è la velocità, quindi anche l’efficienza, con cui si identificano e si affrontano le criticità.

Scopri la check-list per inviare un transmittal OUT senza errori: 

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Se sei un Project Control Manager e lavori nell’ambito delle commesse di ingegneria, fai certamente parte di un contesto caratterizzato da sfide sempre più eterogenee: pensiamo alla crescente complessità dei progetti implementati che vedono, da un lato, committenti con strutture sempre più ampie e composite e, dall’altro, fornitori organizzati in consorzi formati da aziende dislocate a livello internazionale. Ne consegue che i team di lavoro con cui ti trovi a collaborare – sfidando anche lingue e fusi orari diversi – siano sempre più spesso composti da numerose persone distribuite su differenti territori. Tutto ciò senza tralasciare la tempistica dei progetti, particolarmente lunga, nel corso della quale anche i tuoi obiettivi possono essere modificati in corso d’opera.

In questo contesto, sono innumerevoli i problemi operativi con cui quotidianamente devi fare i conti.

Di seguito ci siamo voluti concentrare sulle 9 principali sfide che ti trovi ad affrontare nel gestire complessi flussi di informazioni e documenti nell’ambito delle commesse di ingegneria.

Sfida #1: Dove sono i tuoi documenti?

Hai mai notato che meno tempo dedichi all’archiviazione dei documenti di commessa, più tempo perdi a cercarli?

Per quanto riguarda il salvataggio delle informazioni, la digitalizzazione ha fatto miracoli. Possiamo creare, modificare, salvare innumerevoli documenti senza sprecare carta e, soprattutto, basta un click per condividerli con gli operatori coinvolti nella commessa.

Nonostante tu abbia attivato un valido processo di archiviazione su file system, sei comunque consapevole che gli errori possano verificarsi ugualmente: puoi perdere un documento, puoi sovrascriverlo, puoi salvarlo distrattamente sull’hard disk: una sicurezza assoluta sull’integrità, la disponibilità e la riservatezza dei dati di fatto non ce l’hai. Se a questo aggiungi che non sei il solo a lavorare su determinati file, la situazione non può che peggiorare.

Sfida #2: Stai lavorando alla versione giusta del documento?

Il rischio di aprire una versione non aggiornata di un documento quando si archiviano file di lavoro in posti diversi e le versioni vengono scambiate tramite email è elevatissimo. Una piccola svista può tradursi in ore di lavoro buttate via e altrettante ore di lavoro per rifare quanto già fatto e per aggiornare le informazioni. Nel peggiore dei casi, finisci per spedire la versione sbagliata del documento andando incontro alle penali previste dai tuoi clienti in caso di erronea documentazione e danneggiando la tua reputazione professionale.

Sfida #3: I tuoi dati sono protetti?

La sicurezza è una delle principali sfide per qualsiasi organizzazione. Controlli la condivisione di file contenenti segreti industriali e/o commerciali? Ne hai una seconda copia?

Mentre cerchi di gestire più team di lavoro che operano su uno stesso progetto, devi anche garantire che i documenti su cui lavorano siano protetti. Vuol dire pensare a un piano di backup in caso il server vada in crash e allo stesso tempo prevedere una strategia di security affinché non vengano persi o rubati.

Sfida #4: Come gestisci i file di grandi dimensioni?

Gestire tutti i disegni CAD, i requisiti di versioning e i processi di modifica è una sfida notevole. Diventa ancora più complesso quando la tipologia di formati dei file e la loro provenienza è eterogenea: spesso ci si trova a dover gestire file AutoCAD contenenti xrif, relazioni di immagini e overlay; documenti di Autodesk Inventor o SolidWorks; disegni e configurazioni. Cosa accadrebbe se volessi riutilizzare i documenti di progettazione per nuove commesse, mantenendo intatte le relazioni e le revisioni? Quando apporti modifiche a un disegno, consideri l’effetto a catena su altri documenti?

Inoltre, come possono gli operatori scambiarsi file di grandi dimensioni senza ricorrere a tool esterni che di fatto non sono protetti per lo sharing di documenti tanto riservati come quelli progettuali?

Sfida #5: Come condividi i documenti?

Un’opzione per condividere i documenti potrebbe essere quella di creare un workbook condiviso su server di network e dare accesso ai team di lavoro ma, con questa soluzione, gli utenti continuerebbero a non poter lavorare ai file contemporaneamente. E se poi qualcuno cancella per sbaglio una colonna? E se in quella colonna c’erano formule connesse ad altri dati?

La collaborazione su grandi documenti è dolorosamente lenta e la condivisione frustrante. Riesci a inviare il file CAD con la posta elettronica? Riesci a tenere sotto controllo le versioni inviate dai tuoi colleghi?

Sfida #6: Se un partner avesse bisogno di accedere a un tuo documento dall’esterno?

Se devi condividere i file di ingegneria con operatori esterni o addirittura con fornitori presenti in cantiere, le opzioni che hai per farlo spesso non sono le più comode e sicure. Se questi file sono dei disegni CAD, la situazione si complica ancor di più: potresti acquistare più licenze CAD, affinché i tuoi collaboratori esterni possano aprire i disegni che hai mandato loro, ma è indubbiamente costoso. Oppure potresti convertire tutti i documenti in pdf, ma non puoi essere certo che ognuno di questi attori abbia salvato in locale la versione corretta del file.

Sfida #7: Come previeni gli errori nei transmittal?

Sono pochi coloro che amano raccogliere tutte le versioni corrette dei documenti, assicurandosi che le immagini xrif e gli allegati siano inclusi. È un lavoro noioso che richiede un’attenzione scrupolosa, eppure ne va dello stato di avanzamento dei lavori. Hai una procedura che ti aiuta? Una volta inviato il documento, come ne tieni traccia e come accedi successivamente al materiale inviato?

Sfida #8: Sei compliant?

Adottare standard organizzativi internazionali (ISO – International Organization Standards) permette a team di lavoro i cui componenti sono sparsi in tutto il mondo di collaborare “parlando un’unica lingua”.

Per questo motivo, avere sotto controllo la gestione e il tracking dei documenti di audit è di fondamentale importanza, non solo per un’analisi dell’efficienza interna ma anche per rispettare gli standard: ogni attore delle commesse di ingegneria ha responsabilità e deve dare garanzie sia nei confronti dei suoi fornitori, sia del cliente, sia delle normative vigenti nel paese in cui sta lavorando.

Hai mai pensato al tempo e ai costi impiegati nel mantenere in ordine questi dati al fine di risultare sempre conforme in caso di audit?

Sfida #9: Come gestisci il cambiamento degli obiettivi di progetto?

Sappiamo che un aspetto che caratterizza il mercato EPC è la lunghezza dei progetti: si tratta di commesse che possono durare anni, nel corso dei quali spesso gli scope vengono rivisti e aggiornati. In questo contesto, per poter competere, crescere o anche solo sopravvivere, devi essere in grado di reagire al cambiamento e devi farlo velocemente.

La gestione delle modifiche progettuali, quindi il ciclo delle revisioni e delle approvazioni, non è certo cosa facile: gli addetti ai lavori sanno bene quante inefficienze ed errori essa possa comportare e, di conseguenza, conoscono l’entità degli aggravi economici che possono derivarne.

Fronteggiare 9 sfide in un’unica soluzione: scegliere sistemi progettati per il tuo specifico settore

Quelle appena elencate sono, in sintesi, le 9 principali sfide quotidiane di chi, come te, gestisce documenti nell’ambito di commesse di ingegneria.

Sebbene possano sembrare difficili da affrontare, in quanto frutto non solo di limiti tecnologici ma anche di un’organizzazione complessa da governare, esistono sul mercato soluzioni specifiche in grado di supportarti nell’efficientamento dei tuoi processi lavorativi.

I software generici rischiano di non essere adatti a supportarti lungo tutto il workflow: potresti per questo trovarti a dover accostare strumenti eterogenei per far fronte a tutte le diverse criticità che incontri durante il percorso.

Cercare strumenti dedicati specificatamente alla gestione delle commesse di ingegneria ti permetterebbe di abbandonare il salvataggio in cartelle su file system in favore di repository centralizzati in cui conservare i documenti secondo il ciclo di vita del progetto, accessibili poi da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, anche dai cantieri.

Tali sistemi permettono di attivare processi gestiti, sicuri e monitorabili, con opzioni di identity e access management tramite cui gestire i diritti di accesso e tracciare le operazioni svolte dagli utenti.

Queste soluzioni sono pensate per restituire ai team di lavoro una visione costantemente aggiornata dello stato di avanzamento del progress di commessa in base alle date di consegna pianificate, affinché le tempistiche dei progetti vengano rispettate.

Digitalizzare workflow complessi come quelli del mondo delle commesse di ingegneria permette inoltre agli operatori di tenere traccia di tutti gli step di progetto con il vantaggio di riuscire a essere ottemperanti agli standard e alle normative del settore.

Adottare strumenti di Business Process Management idonei, performanti e capaci di gestire complessi processi documentali influisce positivamente sulla quotidianità della tua realtà che riesce così a superare le sfide sopra descritte ottenendo diversi benefici, quali maggiore controllo dei dati, sicurezza, miglioramento della gestione dei progetti e della collaborazione tra i team.