Chi è Siad
Il settore Engineering del Gruppo SIAD fa capo a SIAD Macchine Impianti S.p.A., attiva nell’impiantistica e nella gestione globale e continuativa dei servizi di assistenza.
Nel 2012 è nata SIAD Engineering (Hangzhou) Co., Ltd., specializzata nella progettazione, ingegnerizzazione e produzione di impianti di frazionamento aria e LNG e nell’ingegnerizzazione e produzione di compressori alternativi API 618, compressori PET e impianti CO₂ destinati al mercato cinese.
L’esigenza: governare il ciclo di vita dei documenti di commessa
Per entrambe le realtà, ogni commessa comporta la redazione di centinaia di documenti in formati differenti, ciascuno con requisiti specifici, da condividere tra reparti interni, clienti e fornitori.
Per comprendere l’importanza di questi documenti si deve considerare che hanno un impatto diretto sull’avanzamento del progress di commessa. Perché la commessa stessa possa avanzare, i diversi documenti previsti dal capitolato devono infatti essere verificati e approvati da soggetti differenti e seguono quindi un complesso iter composto da numerosi step. Si deve inoltre considerare che ogni commessa ha le sue peculiarità e può seguire dinamiche differenti.
L’esigenza delle due società del Gruppo SIAD era quella di automatizzare i processi documentali delle diverse commesse, inclusi gli scambi attraverso transmittals, in modo da avere sempre sotto controllo gli step di avanzamento di tutta la documentazione e il progress dell’intera commessa.
Le due aziende cercavano inoltre una soluzione che supportasse l’operatività quotidiana dei document controller e le facilitasse nel gestire i transmittals e l’avanzamento dei documenti nei vari step previsti dalla commessa, considerando che per ogni commessa si affrontano un migliaio di scambi e avanzamenti di stato dei documenti.
La soluzione EDM – Engineering Document Management
Errevi System ha una vasta esperienza nella digitalizzazione e automatizzazione di processi aziendali ed è proprio nei processi documentali che si esprime al meglio. Da diversi anni collabora con diversi contractors nell’ottimizzazione dei loro processi e proprio sulla base di questa esperienza ha ideato una soluzione applicativa: EDM – Engineering Document Management.
EDM fornisce alle aziende che operano su commessa uno strumento completo per gestire la redazione, l’approvazione e lo scambio di documentazione di ingegneria e calcolare il progress di commessa.
Errevi System è stata scelta da SIAD MI nell’ambito di una software selection proprio per l’esperienza dimostrata e per il fatto che EDM è un software basato su un framework di knowledge management e business process management ed è quindi ampiamente configurabile in base alle esigenze aziendali.
Con EDM, SIAD MI si è dotata di uno strumento in grado di gestire simultaneamente diverse commesse, ognuna configurata in funzione delle diverse specifiche concordate con il cliente.
Visto il successo dell’adozione di EDM da parte di SIAD MI il progetto è stato esteso anche alla controllata cinese SIAD Engineering (Hangzhou) Co., Ltd.
“Quello che ci ha stupito di EDM è che da subito ci è sembrato come un abito su misura, ideato sulla base dei nostri processi aziendali: non andava a stravolgerli, ma solo ad automatizzarli semplificando le nostre attività.
Inoltre, essendo basato su un framework di Business Process Management altamente configurabile, resta sempre al passo con le nostre esigenze”
Claudio Sangaletti
General Manager di SIAD Engineering (Hangzhou) Co., Ltd.
Informazioni in ordine, accessibili da ogni sede
Grazie all’interfaccia web i diversi utenti aziendali, così come i clienti e i fornitori, possono accedere alle informazioni senza bisogno di installare nulla localmente: è sufficiente un browser ed una connessione internet.
Diversi strumenti supportano la produttività quotidiana:
- Cruscotti personalizzabili: gli ingegneri che redigono, revisionano e approvano i documenti configurano in homepage una lista, aggiornata in automatico, con lo stato di tutti i documenti in carico
- Promemoria automatici: notifiche al passaggio di step di un documento o quando è richiesta un’attività
- To do list: le attività in scadenza sempre sotto controllo
- Documenti in ritardo: un elenco dedicato raccoglie i documenti in ritardo rispetto alla pianificazione concordata con il cliente
- Sicurezza: la gestione centralizzata dei diritti di visualizzazione e scrittura fa arrivare le informazioni solo agli interessati
I risultati ottenuti
L’adozione di EDM si è tradotta in benefici concreti per entrambe le società:
- Velocità operativa: l’invio di un transmittal passa da ore di lavoro a pochi minuti
- Risparmio di tempo: una riduzione stimata del 55% nei tempi di gestione
- Riduzione dei costi: sostanziale riduzione dei costi per sanzioni
- Controllo e visibilità: stato dei documenti e progress di commessa sempre monitorati
- Collaborazione estesa: un unico ambiente per team interni, clienti e fornitori, tra Italia e Cina
Oggi SIAD MI e SIAD Engineering (Hangzhou) possono contare su una piattaforma configurabile, in grado di evolvere insieme alle esigenze di ogni commessa.
