Gestire un progetto in ambito EPC rappresenta una sfida sotto numerosi punti di vista: in questo articolo vogliamo concentrarci sul tema del lavoro in team.
Se lavori in un General Contractor e sei impegnato in commesse EPC sarai abituato a lavorare in team di lavoro che possiamo definire “estesi”, composti oltre che dall’azienda owner anche da diversi altri Contractor e numerose aziende partner.
Scopri i 5 step per automatizzarela gestione dei documenti di commessa EPC :
La buona notizia è che vale la pena affrontare tale complessità, perché la collaborazione applicata all’ingegneria porta numerosi vantaggi. Essa è stata oggetto di analisi di numerosi studiosi, tra cui Borsato, Milton e Peruzzini che, nel loro “Collaborative Engineering” (Margherita, 2015), ci spiegano che “l’ingegneria collaborativa consiste nell’applicazione pratica delle scienze collaborative al dominio dell’ingegneria. L’obiettivo di questa disciplina emergente è abilitare gli ingegneri a lavorare in modo più efficace con tutti gli stakeholder di progetto per raggiungere accordi razionali, in grado di attraversare confini culturali, disciplinari, geografici e temporali. In un contesto di prodotti sempre più complessi, in cui la competitività ha guidato gli sforzi delle aziende, la collaborazione è sempre più richiesta: dal momento della creazione fino alla conclusione del ciclo di vita del prodotto”.
Se la collaborazione in ambito ingegneristico è un valore oramai indiscusso e “umano-centrico”, nello svolgimento delle attività quotidiane possono esserci alcune difficoltà da superare.
È come se le forze “spazio” e “tempo” – di fatto impalpabili nel contesto sopra descritto – si opponessero alla perfetta collaborazione.
E, in questo, la tecnologia può rappresentare davvero un valido aiuto. Ecco quindi tre consigli tecnologici per migliorare l’efficienza dei team di lavoro in ambito EPC.
1 – Adotta una soluzione software di engineering document management
Hai mai pensato di introdurre un software specifico per la gestione documentale delle commesse di ingegneria? Se la risposta è no, sappi che le applicazioni software di Engineering Document Management oggi disponibili ti aiuterebbero molto in termini di efficienza dei team, dal momento che sono ampiamente testate e mature per:
- garantire l’accesso a informazioni e dati aggiornati (dashboard personalizzate);
- abilitare la co-redazione di un documento (check-in, check-out e versioning);
- automatizzare lo scambio dei documenti tra tutti gli stakeholder (transmittal in e out).
È facile immaginare le conseguenze di una decisione presa sulla base di dati o informazioni non aggiornate, così come il tempo perso per rimediare agli errori che ne conseguono.
Con un’applicazione software di Engineering Document Management al team viene garantito un punto di accesso univoco a tutte le informazioni di progetto, non ci si deve più preoccupare di reperire l’ultima email o il file più aggiornato, ognuno ha le informazioni di sua pertinenza organizzate in dashboard.
Le attività da svolgere sono organizzate automaticamente in funzione delle scadenze e delle priorità e i sistemi di alerting e messaggistica personalizzata avvisano gli utenti quando un processo è in attesa di un loro intervento per proseguire.
Le funzionalità di gestione documentale permettono la co-redazione di un documento, consentono la definizione di convenzioni di denominazione e tengono traccia delle diverse versioni e revisioni.
Tali software non semplificano solo la collaborazione del team interno, ma facilitano anche la condivisione dei documenti tra tutti gli stakeholder.
Con un software del genere, la gestione dei documenti di commessa basata soltanto su fogli Excel potrebbe diventare un lontano ricordo.
2 – Utilizza uno strumento di collaboration unico, semplice e condivisibile con i partner
Per una realtà come la tua, in cui collaborare da remoto con molte persone sparse in tutte il mondo non rappresenta un’eccezione ma la quotidianità di decine o centinaia di lavoratori, l’introduzione di un sistema di collaboration è un must più che una scelta.
Proprio perché le soluzioni disponibili sono tante e diverse tra loro, la scelta di quella giusta per una realtà EPC non è per niente banale. Prendersi del tempo per valutare con attenzione l’introduzione di un sistema di collaboration aziendale è la scelta migliore e ti permetterà di mantenere a lungo la tecnologia in azienda, massimizzando l’investimento, consolidando procedure di lavoro e aumentando la produttività dei dipendenti.
Ecco quattro domande che dovrai porti prima di adottare un sistema di collaboration in azienda:
- Il sistema permette di effettuare tutte le attività prioritarie per il nostro team (chat, piccole call conference, grandi riunioni, videochiamate) o sarò costretto a integrare strumenti eterogenei?
- È utilizzabile in mobilità, quindi anche da app, mentre si è in viaggio o sul cantiere?
- È di facile condivisione anche con utenti esterni che non hanno la stessa tecnologia o la stessa versione?
- Include funzionalità avanzate per la sicurezza aziendale, quali crittografia o autenticazione a più fattori?
3 – Monitora i risultati con un sistema di business intelligence
Si tratta di soluzioni in grado di connettersi a molte origini dati diverse e di combinarle in un modello di dati, consentendo di creare grafici e oggetti visivi di immediata comprensibilità, condivisibili come report con altri utenti all’interno dell’organizzazione.
